Öffentlicher Kalender

Aus Teamy Manual
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Mit der Erweiterung Öffentlicher Kalender können ausgewählte Kurse/Termine über ein externes Formular zur Buchung freigegeben werden. So können Endkunden direkt Kurse in teamy buchen, ohne dass ein Mitarbeiter diese Buchung manuell eintragen muss.

Der Buchungsprozess und die Preisberechnung basieren auf den Einstellungen der Erweiterung Buchungen. Hier müssen zuvor Preisarten und Preisklassen korrekt eingepflegt werden!

Aufgaben öffentlich buchbar machen

Im ersten Schritt muss eine Aufgabe erstellt bzw. bearbeitet werden, um für den öffentlichen Kalender genutzt zu werden. Unter Aufgaben & Bereiche wählt man hierzu den entsprechenden Unternehmensbereich und Arbeitsbereich aus und kann dann unter Aufgabe erstellen eine neue Aufgabe anlegen.

Teamy oeffentliche-aufgabe.png

Wird die Aufgabe als "öffentlich buchbar" definiert erscheinen weitere Optionen für den öffentlichen Kalender:

Öffentlicher Name / Öffentliche Beschreibung

Diese Angaben werden im öffentliche Kalender für Ihre Kunden angezeigt und können von der internen Benennung abweichen um die Aufgaben besser verwalten zu können.

Buchungsmöglichkeiten

→ Nur als gesamter Kurs buchbar
Bei einem wiederkehrenden Termin kann nur die gesamte Serie mit allen Terminen komplett gebucht werden.

→ Nur einzelne Termine buchbar
Bei einem wiederkehrenden Termin kann jeder Termin einzeln gebucht werden.

→ Nur von einem Kontakt buchbar
Diese Eigenschaft ermöglicht es einen Termin mit nur einer Buchung zu versehen. Das heißt, der Termin ist im öffentlichem Kalender einmalig buchbar und wird danach für die Buchung deaktiviert. Einträge auf die Warteliste sind weiterhin möglich.

Preise

Im Bereich der Preisdefinitionen kann ausgewählt werden, welche der Preise auch öffentlich für Buchungen verfügbar sein sollen. Es muss mindestens eine Preisklasse mit einem Wert versehen und als "öffentlich" markiert werden.

Öffentlich buchbare Termine erstellen

Unter Kalender > Öffentliche Termine werden alle öffentlichen Termine angezeigt und können dort verwaltet / bearbeitet werden.

Teamy oek listeallertermine.png

Neue öffentlich buchbare Termine können unter Kalender > Öffentliche Termine > Neu anlegen erstellt werden. Die Eingabemaske ähnelt der bekannten Maske für Wiederkehrende Termine. Die Auswahl der Aufgaben ist beschränkt auf Aufgaben mit dem Attribut "öffentlich buchbar". Unter dem Punkt "Datum / Zeitraum" kann im ersten Dropdown ausgewählt werden, ob es sich um einen einmaligen oder einen wiederkehrenden Termin handelt.

Teamy oeffentlicher-termin.png

Öffentliche Kalenderansichten erstellen

Unter dem Punkt Kalender > Öffentliche Termine > Kalenderansichten können nun verschiedene "öffentliche Kalender" erstellt werden, um diese dann auf einer Webseite einzubinden. Unter der Liste bestehender Ansichten befindet sich der Button Teamy button-kalenderansicht-erstellen.png. Ein Klick darauf öffnet die Maske zur Erstellung einer neuen Kalenderansicht:

Teamy kalenderansicht-erstellen v2.png

Öffentliche Kalenderansichten extern einbinden

Unter dem Punkt Kalender > Öffentliche Termine > Kalenderansichten wird eine Liste aller angelegten Kalenderansichten gezeigt. Direkt in der Tabelle können die benötigten "Code-Snippets" kopiert werden, mit denen die veschiedenen Ansichten in eine eigene Webseite integriert werden können. Der Button Teamy kalenderansichten-vorschau-button.png zeigt die jeweilige Ansicht direkt in einem neuen Fenster an.

Teamy kalenderansichten.png

Hinweis: Für die korrekte Darstellung in allen gängigen Browsern muss die HTML-Seite in die der Kalender eingebunden wird folgende Kriterien erfüllen:

  • Ein HTML-Doctype muss korrekt zu Beginn definiert werden:

<!DOCTYPE html>

  • Ein Charset (UTF-8) muss korrekt im <head> definiert werden:

<meta charset="utf-8">

→ Kalender Ansicht
Die Kalenderansicht zeigt einen kompletten Kalender - ähnlich dem Kalender in teamy selbst - in dem die entsprechenden Termine angezeigt und gebucht werden können.

Teamy oek-vorschau-kalender.png

→ Listen Ansicht
Die Listenansicht zeigt einen Liste aller zugehörigen Termine und diese können entsprechenden gebucht werden.

Teamy oek-vorschau-liste.png

→ Button Ansicht
Die Buttonansicht erzeugt einen Button mit dem per Klick eine Kalenderansicht geöffnet wird, die alle zugehörigen Termine enthält. Hier kann dann ebenfalls gebucht werden.

Teamy oek-vorschau-button.png

Einstellungen

Fußnotentexte & Domains

Unter Erweiterungen > Öffentlicher Kalender können die Fußnoten für das Buchungsformular eingestellt werden (Standardtext & Text für Warteliste). Außerdem können hier bis zu drei Domains (Internetseiten) eingetragen werden, auf denen der öffentliche Kalender verwendet werden kann. Diese Einstellung ist nötig, damit der Kalender auf der eigenen Webseite geladen wird!

Teamy oek einstellungen.png

E-Mail Einstellungen

Unter Einstellungen > Mails können bei aktivierter Erweiterung öffentlicher Kalender die E-Mail-Vorlagen für Buchungsbestätigungen und für Einträge auf der Warteliste umfangreich konfiguriert und individualisiert werden. Die Änderungen werden direkt in einer komfortablen Live-Vorschau dargestellt.

An die Absenderadresse der Buchungsbestätigungen wird nach der Buchung eine Kopie der Kunden-Bestätigungsmail gesendet.

Teamy oek maileinstellungen.png

Buchungen durchführen

Aus allen drei öffentlichen ↑Kalenderansichten erreichen die Besucher durch Klick auf den Termin oder den Button "Online buchen" die gleiche Buchungsmaske:

Teamy oek-buchbungsmaske.png

Ist ein Termin ausgebucht, dann können sich die Nutzer auf die Warteliste setzen lassen und es besteht die Möglichkeit diese Kunden nachträglich zu kontaktieren, wenn ein Platz im Kurs frei wird.

Hinweis: teamy lässt die Online-Buchung von Terminen/Kursen nur bis 24 Stunden vor Beginn des Termins/Kurses zu. Danach ist die Buchung über den öffentlichen Kalender deaktiviert.

Buchungen verwalten

Unter Kalender > Öffentliche Termine > Buchungsübersicht wird eine filterbare Liste aller Buchungen angezeigt, die über den öffentlichen Kalender durchgeführt wurden.

Teamy oek-buchungsuebersicht.png

Die jeweiligen Buchungen werden ebenfalls wie alle anderen Buchungen auch innerhalb des zugehörigen Termins angezeigt.

Teamy oek-buchung-in-termin.png